Bài 1: Làm quen với Excel

Chào mừng các bạn đã đến với bài học đầu tiên của series Excel cơ bản. Mục tiêu bài học này là:

Hiểu các thành phần chính trong giao diện người dùng của Excel
Thực hành các thao tác điều hướng thiết yếu
Thực hành nhập liệu cơ bản trong excel
Hiểu những thuật ngữ Excel cơ bản

Việc đầu tiên, bạn cần download những file dùng làm ví dụ trong bài học này.

[Excel cơ bản – Bài 1]

Các thành phần chính trong UI của Excel

Mở file W01-V01 Take charge.xlsx

Thanh truy cập nhanh (quick access): Đây là thanh chứa các công cụ bạn thường xuyên phải sử dụng đến nó như Lưu, Undo, Redo. Bạn hoàn toàn có thể thêm hay bớt các công cụ vào đây bằng việc click vào nút tam giác nhỏ ở cuối thanh.
Thanh Ribbon: Đây là nơi tập hợp tất cả các công cụ dùng để thao tác trên Excel. Các công cụ liên quan với nhau được nhóm lại theo từng tab. Như ở ảnh trên, ta có các tab File, Home, Insert, Page Layout, Formula, Data, Review, View. Riêng tab file khi click sẽ hiển thị một giao diện khác liên quan đến việc quản lý file excel của bạn. Ở mỗi tab, các công cụ lại được nhóm với nhau theo từng nhóm (group). Chẳng hạn, ở tab Home, có các nhóm như Clipboard, Font, Alignment… Khi click chuột phải vào mỗi công cụ ở thanh Ribbon, bạn sẽ thấy được tùy chọn “Add to Quick access toolbar”dùng để thêm công cụ mà bạn nghĩ rằng mình hay sử dụng vào thanh truy cập nhanh. Bạn có thể ẩn/hiện thanh Ribbon này nhanh chóng bằng cách click đúp vào mỗi tab.
Thanh công thức: Thanh này cho chúng ta biết ô hoặc tên của vùng ô đang chọn là gì, và dữ liệu/công thức của ô đang chọn đó.
Phần worksheet: Đây là phần cho phép chúng ta nhập dữ liệu vào và thao tác với nó. Mỗi một file excel được gọi là một workbook, mỗi workbook lạ bao gồm nhiều worksheet (trang tính). Như ở ví dụ này, file mà bạn vừa download về gọi là workbook. Workbook này gồm các worksheet là Orders, Sales 2016, Account Managers. Chúng ta có thể thêm bao nhiêu worksheet tùy ý. Mỗi worksheet bao gồm các cột (dược đánh dấu bằng các chữ cái, bắt đầu từ A) và các hàng (được đánh dấu bằng số, bắt đầu từ 1). Giao điểm của mỗi hàng với mỗi cột được gọi là một ô (cell)
Thanh trạng thái: Đây là thanh hiển thị những thông tin nhanh về một vùng ô (range) đang chọn, thường là những vùng có chứa dữ liệu dạng số (numeric). Trong ví dụ trên, thanh trạng hiển thị luôn cho chúng ta biết vùng ô đang chọn có bao nhiêu ô (count), giá trị trung bình là bao nhiêu (average) và tổng giá trị là bao nhiêu (sum)
Thanh tùy chọn hiển thị: thanh này có chứa 3 nút chế độ hiển thị và thanh trượt để tăng giảm tỉ lệ hiển thị. (Xem thêm: Tùy chọn hiển thị)

Điều hướng và chọn dữ liệu trong excel

Điều hướng: Dùng thanh cuộn (ngang & dọc), page up, page down để lật trang trước trang sau, Ctrl Home để di chuyển về đầu trang đầu tiên.

Để chọn ô hoặc vùng dữ liệu, di chuyển con trỏ chuột vào ô đến khi nào xuất hiện một dấu cộng to màu trắng (để phân biệt với dấu cộng có mũi tên để di chuyển và dấu cộng mảnh để copy), giữ chuột và kéo đến ô mình cần chọn

Để chọn cột hay hàng, chỉ cần đưa chuột đến phần kí hiệu của hàng hay cột (phần chữ cái và số) rồi click.

Để chọn nhiều ô, vùng ô, hàng, cột không liên tục (non-continuous), chúng ta cần giữ Ctrl khi chọn.

Tùy chọn view

Normal: Xem file ở chế độ bình thường
Page layout: Xem bảng tính của chúng ta sẽ được bố trí trên khổ giấy in như thế nào, tùy chọn này rất quan trọng khi chúng ta in
Page break view: Hiển thị ngắt trang, rất hữu ích khi chúng ta có một bảng tính lớn với nhiều trang

Mở tab view trên thanh Ribbon

View 100%: Nhanh chóng chuyển về chế độ View thông thường 100%

Split: Chia nhỏ bảng tính thành các bảng tính nhỏ hơn để dễ so sánh

Freeze Pane: Đóng băng một vùng bảng tính

Switch Windows: Chuyển đổi giữa các file excel đang mở (Hoặc ấn Ctrl F6)

Nhập liệu, các kiểu dữ liệu, sửa và xóa dữ liệu

Để nhập dữ liệu vào một ô, chỉ cần click và gõ trực tiếp vào ô đó. Ấn Tab để chuyển sang ô dữ liệu kế bên phải, Enter để chuyển xuống ô dữ liệu bên dưới.

Sửa dữ liệu trong một ô, bạn cần chọn ô đó rồi ấn F2, click đúp hoặc click vào thanh công thức. Nếu bạn muốn thay thế hẳn nội dung của một ô, bạn chỉ cần nhập luôn dữ liệu mới vào. Nếu bạn đang sửa mà không muốn sửa nữa, hãy ấn ESC để hủy bỏ việc sửa chữa.

Để xóa dữ liệu, chúng ta có thể ấn phím delete. Nhưng lưu ý rằng, phím delete chỉ có thể xóa nội dung của ô đó mà không xóa cả ô. Điều này khác với việc chúng ta ấn nút delete ở thanh Ribbon tại tab Home. Nút này sẽ xóa toàn bộ bản thân ô đó, khiến các dữ liệu xung quanh sẽ tự động lấp ô bị xóa đó, ảnh hưởng đến rất nhiều vùng dữ liệu khác. Vì vậy, hãy cẩn trọng khi sử dụng nút delete trên thanh Ribbon.

Khi nhập liệu ngày tháng, bạn cần chú ý đến định dạng ngày tháng mà excel đang dùng là gì: mm/dd/yyyy hay dd/mm/yyyy. Tương tự, khi nhập số thập phân, ta cần chú ý đến việc thiết lập “.” hoặc “,”.

Khi nhập dữ liệu, ta có thể thấy nhiều khi dữ liệu nhập vào có độ rộng lớn hơn độ rộng của cột mặc định, lúc này chỉ cần đưa chuột vào cạnh bên phải của cột bạn muốn điều chỉnh, khi nào xuất hiện kí hiệu 2 mũi tên trái, phải, giữ chuột và kéo đến khi nào vừa ý. Bạn cũng có thể click đúp vào đó, độ rộng của cột đó sẽ tự động điều chỉnh bằng với độ rộng dữ liệu rộng nhất có trong cột

Điều chỉnh đồng thời độ rộng của nhiều cột. Bạn chỉ cần chọn các cột, rồi điều chỉnh độ rộng của một cột bất kì trong số các cột được chọn, thì những cột được chọn sẽ tự động có độ rộng bằng nhau và bằng độ rộng vừa được bạn điều chỉnh. Điều này tương tự đối với hàng.

Điền dữ liệu tự động (Fill handle)

Đưa chuột vào góc dưới bên phải của ô/vùng được chọn, khi nào con trỏ hiện dấu + màu xanh, giữ chuột và kéo xuống. Dữ liệu sẽ được điền tự động vào các ô trong vùng mà bạn chọn theo nhiều cách khác nhau và có thể hoạt động đồng thời ở nhiều cột.

Copy: Dữ liệu được tự động copy xuống các ô
Fill series: Dữ liệu được tự động điền theo kiểu series (có thể nhận diện được series pattern)
Flash fill: Dữ liệu được điền tự động theo form có sẵn